Электронный архив в 335 тысяч дел

В настоящее время практически все государственные учреждения сталкиваются с проблемами сохранения огромного количества бумажных документов и организации оперативного доступа к содержащейся в них информации. Традиционно эти проблемы решаются с помощью бумажных архивов. Однако это не отвечает требованиям времени: бумажные носители недолговечны, подвержены старению, могут быть искажены, утеряны или уничтожены. Все это может привести к невосполнимой утрате информации.

С ежегодным ростом количества поданных документов для получения государственных услуг Росреестра, хранение таких документов в бумажном виде приводит к постоянной потребности увеличения площадей архивохранилищ, а также к затруднению текущей регистрационной и учетной деятельности. «Обуздать» бумажный поток помогает электронный архив.

Создание электронного архива способствует повышению оперативности поиска документов, а это в свою очередь ведет к сокращению сроков оказания государственных услуг, повышая их качество и доступность. Также при наличии доступа к электронному архиву, можно просматривать полную историю объекта.

Работа по переводу в электронный вид архива Кадастровой палаты Республики Коми началась с 2014 года. На данный момент количество сканированных кадастровых дел составляет почти 160 тысяч, учитывая, что кадастровое дело в среднем состоит из 20-40 листов, то силами сотрудников архива отсканировано свыше 4-х миллионов страниц.

Кадастровая палата по Республике Коми, в рамках Стратегии архивного хранения и перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел (Стратегия) и утвержденному плану-графику на 2016-2018 годы активно проводит ретроконверсию бумажного архива. Переводу в электронный вид подлежат документы, которые поступили в её архив до 2015 года.

В этом году отделу ведения архива региональной Кадастровой палаты необходимо перевести в электронный вид более 40 тысяч бумажных кадастровых дел. За 5 месяцев 2018 года уже переведено в электронный вид 17290 дел. Процесс сканирования продолжается и должен быть завершен, согласно Стратегии, к 2020 году созданием электронного архива в 335 тысяч дел.

Перевод бумажных документов в электронный вид осуществляется посредством создания электронных образов документов (полностью воспроизводящих информацию бумажного документа и его графическое изображение) путем сканирования с последующей загрузкой в хранилище документов. В наименовании файлов указывается название документа, дата и номер. Все созданные файлы подписываются электронной подписью специалиста архива.

«Наиболее востребована среди населения такая услуга, как предоставление копий «старых» постановлений администраций городских и сельских поселений, свидетельств о предоставлении земельных участков на праве пожизненного и наследуемого владения, которые хранятся в кадастровых делах, – сообщает начальник отдела ведения архива Любовь Горобчук, – поэтому оцифровка документов архива Кадастровой палаты позволяет при поступлении запроса оперативно находить и предоставлять копии правоустанавливающих документов».

Преимущества хранения информации в электронном виде очевидны: все сведения собраны в одном месте,  любой документ за любой период можно найти за считанные минуты, да и хранить электронный архив можно столетиями.